Travel Manager untersuchen neu entstehende Komplexitäten bei der Rückkehr internationaler Reisen

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Die weltweiten Reisebeschränkungen aufgrund von Covid-19 werden weiter gelockert, aber die wachsende Herausforderung, sicherzustellen, dass Geschäftsreisende die verschiedenen Einreisebestimmungen verstehen und erfüllen, bleibt für viele Travel Manager mit globalen Programmen eine Belastung.

Internationale Geschäftsreisen haben sich in den letzten Monaten erholt, aber die Beschäftigungszahlen bleiben in den meisten Branchen unter dem Niveau vor der Pandemie, einschließlich Reisemanagementunternehmen sowie Konsulaten und Botschaften, die Visa und andere Einwanderungsdienste bearbeiten. Da weniger Ressourcen zur Verfügung stehen, haben Travel Manager mehr Zeit, um wichtige Informationen bereitzustellen.

„Plötzlich sind Sie das Visabüro oder der Visaexperte“, sagte Stephen Gero, Senior Director of Global Travel bei der Bill & Melinda Gates Foundation, während einer Schulungssitzung auf der jüngsten Konferenz der World Business Travel Association.

Gero, zusammen mit dem Global Travel Director von Takeda Pharmaceutical Co. Faye Seidelhak und Carsten Ostberg, Geschäftsführer für Europa des Einwanderungs- und Visadienstleisters CIBT, heben einige der wichtigsten Bereiche hervor, auf die Travel Manager vorbereitet sein sollten.

Planung für die Zukunft

Da in den kommenden Monaten in vielen Unternehmen der jährliche Planungsprozess beginnt, schlug Gheerow vor, dass Reisen Teil dieses Prozesses sein sollten – und nicht nur aus Budgetperspektive. Gruppen und Mitarbeiter sollten über die Anzahl der geplanten Reisen, die Städte, die sie besuchen müssen, und die Kunden, die sie treffen möchten, nachdenken.

„Das könnte ihnen ein Licht aufgehen“, sagte Gero. “Wenn ich im ersten Quartal des nächsten Jahres nach Brasilien fliege, was soll ich tun, um dorthin zu gelangen?”

Er sagte, die Wartezeiten für Termine seien in vielen Konsulaten und Botschaften auf der ganzen Welt immer noch lang, und einige, die in die Vereinigten Staaten einreisen wollten, könnten innerhalb von drei Monaten oder sogar im nächsten Jahr keinen Termin bekommen. Wenn ein US-Unternehmen plant, im nächsten Jahr viele Mitarbeiter aus dem Ausland einzustellen, muss es möglicherweise jetzt mit der Planung beginnen.


Die neuen Einreisebestimmungen sind komplex und immer noch komplex, daher bin ich nervös. Es ist besser, wenn alle Ihre Enten in einer Reihe sind, sonst werden Sie möglicherweise daran gehindert, in das Flugzeug zu steigen.”

Faye Zedlhak von Takeda


Auch wenn weniger komplexe internationale Reisen erforderlich sind, sollten diejenigen, die in den letzten Jahren nicht international gereist sind, die Ablaufdaten des Reisepasses überprüfen. Zeidelhak hatte bereits einige verzweifelte Anrufe von Mitarbeitern erhalten, die kurz vor einer persönlichen internationalen Reise standen – die Reiseabteilung wollte immer noch ihre Hilfe, auch wenn sie Rat zu Urlaubsreisen suchten, sagte sie – und stellte fest, dass ihre Pässe abgelaufen waren.

Gheerow wies auch darauf hin, dass US-Bürger beispielsweise ein zweites Passbuch haben dürfen, wenn sie eine hohe Reisebelastung haben und nicht riskieren wollen, ohne ihren Pass festzusitzen, während sie im Konsulat ein Visum bekommen.

Doppelte Kommunikation

Da der Takeda-Hauptsitz in Japan und einige Reisen im Zusammenhang mit der Impfstoffentwicklung erforderlich sind, musste Zeidelhak während der gesamten Pandemie internationalen Reisenden helfen, den strengen Einreiseprozess nach Japan zu bewältigen: Papierkram, Tests, die streng rechtzeitig erfolgen müssen, und der Transitprozess durch den Flughafen, was bis zu sechs Stunden dauern kann.

„Die neuen Einreisebestimmungen sind komplex und bleiben komplex, deshalb bin ich nervös“, sagte sie. “Es ist besser, wenn alle Ihre Enten in einer Reihe sind, oder Ihnen kann das Einsteigen verweigert werden.”

Zidelhak sagte, dass Reise- und Tourismusunternehmen zwar eine Ressource sind, aber im Allgemeinen nicht in der Lage sind, Stunden damit zu verbringen, sicherzustellen, dass jeder Reisende alle Anforderungen versteht. Daher stellen sie häufig Websites mit Informationen und Links zur Verfügung, aber es ist Sache des Reiseteams, sicherzustellen, dass die Informationen von den Reisenden gelesen und verstanden werden.

Sie sagte, dies erfordere „Training, Training und Training“, wie eine Reihe von Anrufen mit hochrangigen Beamten, um sicherzustellen, dass sie ein tiefes Verständnis dafür haben, was benötigt wird. Wenn Reisende vor Reiseantritt eine Bedarfsmitteilung erhalten, sagt Zeidelhak, dass sie eine zweite Notiz von der Reiseabteilung schickt, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich gelesen wird.

Während der Pandemie, sagte sie, sei Japan Airlines selbst ein wichtiger Lieferant gewesen, mit einem Vertreter, der „uns viele Male gerettet“ habe.

„Sie haben Reisende angerufen und alles durchsucht“, sagte Zidelhak. „Jeden Samstag werden sie auf Abruf bereitstehen, um sicherzustellen, dass sie in einen Flug einsteigen [Los Angeles] nach Osaka.”


Wir müssen anfangen, unsere Reisenden zu bewaffnen, denn die Welt des Reisens, in die wir eintreten, ist wirklich Selbstversorger.“

sagte Stephen Gero von der Bill & Melinda Gates Foundation.


Gero sagte, die Kommunikation beinhaltet auch, sicherzustellen, dass Reisende Informationen haben, sobald sie ihr Ziel erreicht haben, z. B. zu wissen, wo sie bei Bedarf einen genehmigten Covid-19-Test erhalten können. Er sagte, das Unternehmen könnte erwägen, eine Liste von Kliniken und Krankenhäusern in der Nähe seines internationalen Hauptsitzes oder bevorzugter Hotels zusammen mit Links zur Terminvereinbarung für Reisende bereitzustellen.

„Wir müssen anfangen, unsere Reisenden zu bewaffnen, denn die Welt des Reisens, in die wir eintreten, ist wirklich eigennützig“, sagte Gero.

Was zu tun ist und was nicht mit dem e-Visum zu tun ist

Gero sagte, dass viele Länder ihre E-Visa- und Visa-on-Arrival-Programme während der Pandemie ausgesetzt haben, aber sie werden jetzt wiederbelebt, und mehr Länder führen sie teilweise als Lösung für den Visa-Rückstand ein. Obwohl es in den meisten Fällen eine einfachere Option ist, “birgt es immer noch ein gewisses Risiko”, sagte er.

Zum Beispiel beschränken viele Länder, was Besucher mit E-Visa im Land tun können, was einige Geschäftsaufträge ausschließen kann, so dass sie nicht immer auf Geschäftsreisen arbeiten, sagte er. Darüber hinaus haben einige Länder mit Visa-on-Arrival-Programmen Vorautorisierungsanforderungen, die vor der Einreise abgeschlossen werden müssen, daher sollten Reisende und Travel Manager alle Anforderungen und Einschränkungen genau prüfen.

Auch der Bewerbungsprozess kann für Reisende einige Hürden mit sich bringen. Um beispielsweise ein E-Visum aus Indonesien zu erhalten, müsste das Formular während der indonesischen Geschäftszeiten ausgefüllt werden – was für Reisende aus den USA vom späten Nachmittag bis in die Nacht wäre – also ein US-Reisender versucht, es während des normalen Geschäfts auszufüllen Stunden könnten bevorstehen, sagte Jero.

Darüber hinaus müssen Travel Manager sicherstellen, dass Reisende E-Visa über geeignete Kanäle erhalten. Er sagte, eine Google-Suche nach E-Visum-Informationen liefere „viele betrügerische Websites“, die Reisende dazu verleiten, persönliche und Zahlungsinformationen anzugeben.

Betrüger verschwenden keine Zeit damit, Reisende ins Visier zu nehmen. Østberg stellte fest, dass die gefälschten Websites bereits Simulationen des Europäischen Reiseinformations- und Lizenzierungssystems gestartet haben, das erst Ende nächsten Jahres in Betrieb gehen soll.

Vermeiden Sie Touristenfallen

Angesichts der langen Wartezeiten für Geschäftsvisa neigen einige Reisende dazu, einfach ein Touristenvisum zu beantragen, aber dies birgt schwerwiegende Folgen, da es “technisch gesehen den Antrag verlogen” hat, sagte Gero.

In einigen Fällen kann ein Touristenvisum für eine Geschäftsreise ausreichen. Einige Länder erlauben beispielsweise einem Reisenden die Teilnahme an einer Konferenz mit einem Touristenvisum. Ostberg sagte, dass Reisende in solchen Fällen alles, was sie auf ihrer Reise tun, bewerten müssen, um sicherzustellen, dass nichts davon gegen Visabeschränkungen verstößt.

Generell gilt: „Wenn Sie einen Vertrag unterschreiben, Mitarbeiter schulen oder mit ihnen reisen [business] Tools, du kannst nicht mit einem Touristenvisum reisen.”

Dies gilt auch für Reisende, die Geschäfts- und Urlaubsreisen kombinieren, da sie auch dann noch ein Geschäftsvisum benötigen, wenn die Arbeit einen kleinen Teil ihrer Reise ausmacht, sagte Gero. Wird ein Verstoß gegen die Visabestimmungen festgestellt, können die Folgen nicht nur die Reisenden, sondern das gesamte Unternehmen treffen.

“[The traveler] „Sie könnten festgenommen werden, und wenn das Unternehmen auf diesem Markt Geschäfte macht, könnten sie mit Strafen belegt oder der Betrieb geschlossen werden. Dies ist der Weg des geringsten Widerstands, aber dabei kann viel schief gehen“, sagte Gero.

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